你是否发现你的许多网页设计项目一开始都充满活力和清晰，但几周后就慢下来了?我将讨论网页设计项目中出现的典型问题，我们许多人尝试过的常见解决方案，以及在我的公司经营8年后实际工作的方法:行动登记册。
什么是动作寄存器?
Action Register是我的网页设计公司使用的电子表格。这个简单的电子表格列出了完成一个网页设计项目所需要完成的任务。
对于每个任务，Action Register电子表格会告诉你:
- 什么任务是
- 谁负责为了完成任务?
- 当任务能完成吗?
- 有多少小时被要求完成任务吗?
- 有多少完成任务需要花费吗?
- 什么是状态任务?
您可以下载我们的动作寄存器电子表格的模板在这里．在我的网页设计机构，我们为街上和全世界的客户使用Action Register。它使我们的网页设计项目顺利运行，即使发生意想不到的事情。
在决定使用动作寄存器之前，您可能想先了解一下它。所以，请允许我回顾一下动作记录是如何节省你的时间、金钱和戏剧性的。我们将看看Action Register如何帮助我们预防常见的网页设计项目问题。
然后，我们将通过向您展示一个可以用于管理项目执行和客户会议的简单流程来将所有内容整合在一起。
动作寄存器解决了什么问题
项目依赖于人们采取行动为了推进项目。
- 的客户端可能需要提供图像、文本、答案和任务批准
- 的开发人员可能需要学习新的网络技术或为自定义网站功能创建JavaScript库
- 的设计师可能需要创建网站线框图
当有人没有按时完成他们应该做的事情时，它会影响其他项目任务，导致整个项目停滞不前。我们要避免这种情况。
我们希望尽可能快地完成项目，让客户从我们的构建中受益，并获得报酬。一个常见的网页设计项目瓶颈是当设计师或开发人员等待客户端提供某些东西，以便他的工作继续进行。通常情况下，客户会非常兴奋地在启动会议上启动项目。
会议之后的几周，事情往往会变慢甚至停止。为什么?客户是否不明白他们需要做什么?
不是很经常。客户很忙，他们的一天很快就被填满了，就像我们一样。类似的情况是，当你与一个没有及时采取行动的分包商合作时。
没有人愿意迟到，但确实会迟到。
我们以前尝试过什么?
在我的公司，我们尝试了很多方法来解决由于缺乏行动而导致项目停滞的问题。这些东西本身并不能很好地发挥作用:
- 在标准项目合同中增加承诺/责任条款。这通常只是“吓唬”新客户，并不能真正激励他们采取行动。
- 提醒邮件和电话。这需要时间提醒自己来提醒其他人。最重要的是，这不是人们喜欢接听或发送的电话或电子邮件。
- 等待行动。我们已经发现，等待客户端提供你所需要的东西而不与客户端同步是行不通的。
更大的责任
口头上同意是一回事某物在一些日期但如果你同意在任务上写上你的名字和明确的截止日期，那就完全不同了——这会极大地激励人们完成任务。
每个人都想挽回面子，让自己看起来不错。我们不妨与人性合作，而不是与之作对。
改善客户会议
有一个通过行动记录的启动会议可以让你和你的客户从一开始就保持同步。
相关内容:阅读如何让您的web开发项目有一个良好的开端如果你想了解启动会议。带着你在行动登记簿上填写的任务来参加你的启动会议。如果你和客户已经就项目的目标完成日期达成一致，制定一个任务“启动”或者不管最后的任务是什么，把它安排在那个日期。然后，通过将项目推进到这一点所需要的必要任务向后工作。
与客户一起这样做不仅会向他们表明你关心项目的成功，并为他们提供良好的服务，但如果他们是这个过程的一部分，他们将更有可能购买网站制作计划为了完成项目，他们要承担自己需要完成的任务。通过这个简单的过程，你可能会意识到还有其他一些必须完成的任务真的完成项目。现在是确定这些任务并把它们分配给应该做这些任务的人的最佳时机。
从你的客户那里得到你所需要的
你是否应该使用动作寄存器来列出你需要从客户端得到的东西?是的!在我的网页设计公司，我们把客户端需要的项目作为分配给客户端的任务放到Action Register中。
我们需要什么，已经提供了什么，谁需要提供这些，以及什么时候我们应该从他们那里得到这些，这是非常清楚的。另外，我们已经将项目管理文档的数量减至最少。在启动会议上，您将通过与客户一起查看行动记录来审查需要完成的工作。
更好的项目管理
与我们合作过的每一位客户都对我们的组织、对细节的关注以及通过花时间建立这个过程来使其顺利体验的决心印象深刻。您需要与客户端一起检查每个任务项并确认谁在做什么而且当。如果客户担心不能在最后期限前完成任务，他们可能会要求你做一些调整。这其实很好。这意味着客户正在仔细考虑如何现实地履行他们对你的承诺，并确保项目的成功。
一旦你在这些任务上达成了一致，你就可以开始工作了，因为你已经为促进和促进项目其余部分的承诺奠定了基础。
更好地管理期望
在启动之后，您需要一种方法来继续管理项目执行的期望。即使你在一开始就制定了一个计划，但一旦有意想不到的事情发生，它可能就变得无关紧要了。
我将列出不同类型的期望，并确定行为寄存器如何为我们处理它们。时间表因为动作寄存器显示了一个开始日期而且结束日期对于每一项任务，它都非常清楚何时开始任务，何时完成任务。如果某些东西影响了任务的开始和结束时间，可以在得到客户端的同意后进行更改。
优先级每个项目都有资源的限制——无论是金钱、时间、人，还是这些东西的组合，等等。当事情发展到最后的时候，你需要当意外事件发生时，优先处理任务。在动作寄存器中，您可以轻松地调整开始和结束日期来优先处理任务。你也可以使用实际工作小时数和美元金额列来统计你已经有多少工作，向你和客户展示是否或如何考虑一个新任务。
范围不可避免的是，客户或您的团队会发现需要添加一些超出已经商定和批准的新任务。相关内容:您是否想知道如何最大限度地减少项目中新任务的添加(用项目管理术语来说:范围渐变)?阅读有关如何避免来自不合理客户端的无范围工作。通过在动作寄存器中将这些作为新的行项列出，它们就成为要处理的独立任务。
如果需要客户端批准才能执行任务，可以将以小时计算(或美元金额)，并将状态设置为“需要批准”，并确保在下次会议时复习。
然后客户端就有机会完全理解添加新请求的效果。我们有客户倾向于在项目中添加越来越多的调整，并期望同样的截止日期发生。
一旦我们开始估算时间，以及我们完成新任务所需要的成本，我们的客户就会更加谨慎地提出这些请求，因为他们知道这会如何影响项目的完成时间，要求他们做额外的工作，或者增加项目成本。发票曾经有一个客户说“我不知道我会为此收费”或“我不知道要花这么多钱”．它会发生。
也许你没说清楚。也许客户不记得了。无论哪种情况，你都可以避免这种情况——我们已经做到了——通过使用动作寄存器作为项目执行的支柱，并定期与客户一起审查它。
的以小时计算和/或美元金额列可以很清楚地说明成本是多少。的状态列清楚地表明某件事是否得到批准。责任就像我们上面所说的，通过将每个任务分配给一个人，谁应该做什么就很清楚了。
没有了，"我以为是杰西卡在做"而且“我不知道我要这么做。”
如果有人没有完成他们的工作或离开了团队，他们的任务可以重新分配给另一个人。跟踪细节还有一个评论列，用于添加任务项的详细信息。使用这一栏可以查看你和客户具体达成的任何附加细节。
你可以避免或最小化“我以为会有不同的效果”在行动登记册中加入澄清意见。举个例子:我们有一些客户是完美主义者。他们很容易想出一个新想法来调整他们的项目，而没有意识到这些想法可能需要大量的额外工作。
这种情况经常发生，让我们很沮丧。一旦我们在每周会议中使用了行动记录，客户就会发现这些新任务并不总是符合项目协议。然后客户会同意他们的一些新请求并不是真的那么重要，或者至少他们会同意以后再做这些请求。
发生了什么事?通过将所有期望的任务充实到行动登记册中，我们每天都清楚地列出了要完成的任务以及完成这些任务所需的资源。客户可以清楚地看到什么时候有问题，并提供解决方案，优先考虑一些问题。
相关内容:通过阅读人类已知的最强大的单词，学习如何拒绝新的任务请求。
如何实现动作寄存器
当你用行动记事簿来安排定期的客户会议和安排一周的工作时，它真的开始对你有帮助了。让我们来看看一个简单的过程，你可以用它来迎合你自己的情况和风格。
每周审查行动登记册
在周一，或者一周中任何对你最合适的一天，抽出时间坐下来，回顾一下“行动记录”中所有的活动任务。
这是您充分了解每个项目状态的时间。如果你或你的团队成员负责一项特定的任务，把它写在你/他们的日历上。如果您不确定某个任务的状态，那么现在是时候找出答案了。
知道了就能节省时间可以肯定的是，而不是认为它已经完成了，然后发现它实际上并没有。一旦你养成了每周回顾行动记录的习惯，你会发现你的头脑更清晰了，你不会担心你在项目的进展中处于什么位置。
当你完成任务时更新动作寄存器
当你和你的项目团队成员完成一周的任务时，更新行动记录。
如果任务在真正完成之前需要调整，请求调整。方法更新适当的任务项，如果任务实际上已完成实际工作小时数并设置状态列“完整的”．
安排定期客户会议
安排与活跃客户的定期会面。
每周或每隔一周进行一次快速的电话会议可以使项目进行得更顺利。这些定期会议的议程是这样的:
- 浏览Action Register中的任务列表，检查它们的状态，以及每个任务是否都在正轨上。
- 如果一项任务没有走上正轨，找出原因，以及谁需要做些什么才能让它走上正轨。
- 相应地调整动作寄存器。
如果这导致其他任务被推迟，明确说明原因，并与客户商定新的日期。
- 如果一个任务被标记“完整的”，向客户显示任务已完成，如有需要，请他们在已完成的任务上签字。
- 将已完成的任务移动到电子表格的底部，或在电子表格中创建一个新工作表以将已完成的任务移动到。这样，你就有了做了什么和什么时候做的记录。如果你需要回顾和验证某些事情，这将非常有用。
它是项目进行情况的文件记录。
- 如果最近增加了一项任务，并且该任务的估计完成时间或成本已经准备好批准，请向客户解释并请求批准开始工作。
- 如果一项任务需要一些东西才能继续工作，这是一个与客户同步你需要什么并共同决定如何继续的好时机。
你可以让客户带着观察、想法和问题来开会讨论，而不是一时兴起就发邮件，这样可以节省很多来回的电子邮件。当然，除非是紧急的事情。
最终的想法
这难道不像是常识吗?
就像对待其他事情一样，我们越有经验，就越能以更简单、更直接的方式看待问题。使用动作寄存器的结果:
- 你的客户会觉得与项目的进展是同步的
- 你会尽量减少惊喜
- 你和客户将一起合作完成项目
最后，你会把更多的时间集中在你最喜欢的工作上:建立网站。
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